Vận đơn là gì? Cách đọc tờ bill gửi hàng và giữ quyền lợi khi có sự cố
Đưa hàng cho nhà xe, nhân viên kho đẩy tờ phiếu ra, bảo ký. Phần lớn chủ hàng ký trong nửa phút rồi cất đi. Tờ phiếu đó là vận đơn, người trong nghề gọi gọn là bill, và nó quan trọng hơn nhiều so với vẻ ngoài.
Bill do bên chở lập lúc nhận hàng, ghi người gửi, người nhận, hàng gì, cước bao nhiêu, có chữ ký hai bên. Mặt sau in các điều khoản vận chuyển. Bài này chỉ Quý khách nhìn vào đâu trước khi ký, và phải làm gì nếu lỡ mất nó.
Một tờ giấy, ba vai trò
Biên nhận. Nhìn vào bill là biết xe đã lấy bao nhiêu kiện, nặng bao nhiêu, vào thời điểm nào. Về sau hai bên soi vào số trên giấy, không dựa vào trí nhớ.
Bằng chứng của hợp đồng. Hợp đồng chở hàng lập được bằng giấy, bằng lời hay bằng hành động cụ thể. Điều 531 Bộ luật Dân sự 2015 coi vận đơn, hoặc giấy tờ chở hàng tương đương, là bằng chứng hai bên đã giao kết. Khách gửi lẻ thường không ký văn bản nào khác, nên tờ bill đóng luôn vai hợp đồng. Đọc thêm ở bài điều khoản hợp đồng vận chuyển.
Chỗ dựa khi đòi đền. Hàng thiếu, vỡ, trễ hẹn, mọi yêu cầu đều quay về những gì đã ghi trên bill. Không có bill thì khó có điểm tựa.
Ba vai trò này chỉ có tác dụng khi thông tin trên giấy đúng ngay từ đầu. Vì vậy phần lớn bài viết xoay quanh việc nhìn vào ô nào.
Bốn ô quyết định quyền lợi của bạn
Khi có tranh chấp, người ta dò bốn chỗ này trước. Bỏ trống hay ghi sai một chỗ là tự cắt bớt quyền của mình.
1. Tên hàng và số kiện. Đây là phần kê khai chi tiết. Đây là mốc đối chiếu khi người nhận đếm hàng. Giả sử bill ghi 10 thùng nhưng thực tế bạn đưa 12, thì hai thùng dôi ra không có giấy nào bảo vệ. Nên ghi rõ "mười thùng phụ tùng, tổng 200 kg" chứ đừng chỉ viết chữ "hàng".
2. Giá trị hàng. Bill thường không có ô riêng cho giá. Muốn khai, Quý khách ghi giá trị vào phần kê khai ngay khi lập vận đơn và kèm hóa đơn chứng từ. Hàng khai giá mà mất thì đền theo giá đã khai. Hàng không khai thì đền theo điều khoản in sẵn ở mặt sau, mức này không bám sát giá thật. Hàng đã lên xe thì không khai bổ sung được nữa.
3. Ô ghi chú. Chỗ ghi tiền thu hộ (COD) và các yêu cầu riêng như chăm sóc hàng mỏng manh, giao buổi tối, hay gọi điện báo trước. Dặn miệng với nhân viên kho thì chẳng ràng buộc ai. Ghi vào ô này mới thành thỏa thuận.
4. Ngày nhận hàng. Từ ngày này mới tính hạn khiếu nại. Ghi lệch, thời hạn của bạn ngắn đi, thậm chí đơn khiếu nại bị bác vì quá hạn. Nhân viên kho ghi và đóng dấu, bạn chỉ cần liếc xem có đúng hôm nay không.
Dò đủ bốn chỗ chỉ tốn chừng một phút. Khi nhận hàng thì kiểm theo hướng dẫn ở bài bộ chứng từ đi kèm lô hàng.
Mã vận đơn: dãy số để lần theo lô hàng
Mỗi lô có một mã riêng trong hệ thống của nhà xe, in trên bill, thường cạnh mã vạch. Nhân viên kho quét mã mỗi khi hàng qua một chặng. Bên chuyển phát nhanh gọi mã này là mã theo dõi, tiếng Anh là tracking number. Tên khác nhau, vai trò giống nhau.
Muốn biết hàng đang ở đâu, nhập mã vào trang tra cứu của nhà xe hoặc đọc mã khi gọi cho họ. Kế toán hai đầu đối chiếu công nợ cũng bám vào mã chứ không bám tên hàng. Lý do đơn giản: tên hàng mỗi nơi ghi một kiểu, mã thì chỉ có một.
Một thói quen rất rẻ: chụp ngay mặt trước tờ bill khi vừa nhận. Mã nằm sẵn trong điện thoại thì lúc nào cũng tra được, không lệ thuộc một tờ giấy dễ lạc giữa chồng chứng từ.
Bill chở hàng khác vận đơn đường biển, hàng không ra sao
Tra "vận đơn là gì" trên mạng, Quý khách hay gặp bài dành cho dân xuất nhập khẩu. Đó là loại chứng từ khác, đắt giá hơn nhiều.
- Bill đường bộ trong nước (phiếu gửi hàng): chỉ làm hai việc là xác nhận đã nhận hàng và chứng minh có hợp đồng. Nó không chứng nhận ai sở hữu hàng, cũng không đem bán hay nhượng lại được.
- Vận đơn đường biển (viết tắt B/L, tức bill of lading): dùng cho tàu biển, chủ yếu cho hàng xuất nhập khẩu. Có thể đóng vai giấy sở hữu hàng và chuyển nhượng được.
- Vận đơn hàng không (AWB, air waybill): biên nhận kèm bằng chứng hợp đồng như bill đường bộ, không phải giấy sở hữu hàng.
Vì cầm B/L là nắm quyền định đoạt lô hàng, nên nghiệp vụ đường biển rắc rối hơn hẳn, như chuyện bản gốc nằm ở tay ai, phát hành bao nhiêu bản, trao tay cho người khác ra sao. Gửi hàng trong nước, Quý khách chỉ cần nhớ dòng đầu: tờ bill không phải món để mua bán. Giá trị của nó là chứng minh bạn gửi gì và hai bên thỏa thuận gì.
Vì sao bill là điểm tựa chính khi đòi đền
Khi hàng hỏng hoặc mất, nhà xe xử lý theo điều khoản in ở mặt sau bill, đặt trong khung Bộ luật Dân sự và các luật liên quan. Mọi con số đem ra đối chiếu đều nằm ở mặt trước chính tờ bill: gửi ngày nào, mấy kiện, có khai giá không. Mất bill, hoặc bill ghi sơ sài, thì bên xét đền thiếu cái để nhìn vào.
Rút ra hai việc nên làm lúc gửi hàng, chỉ mất vài phút:
1. Giữ bill cho cẩn thận, vì giữ bill là giữ bằng chứng. 2. Khai giá hàng giá trị cao, để căn cứ đền chuyển từ "mức in sẵn" sang "giá hàng thật".
Hàng đã gặp chuyện rồi thì hai việc này hết đường làm bù. Vận đơn đã lập mà phần kê khai không ghi giá thì lô hàng đáng giá bao nhiêu cũng chỉ xử theo điều khoản in sẵn.
Nên biết thêm: sau khi khiếu nại có kết quả, nhiều đơn vị chi trả trong vài ngày tính từ ngày có kết quả, không tính từ ngày bạn nộp đơn. Thời hạn này mỗi nơi in một khác, hãy tìm ở mặt sau bill. Các bước nộp hồ sơ xem ở bài quy trình khiếu nại khi vận chuyển hàng hóa.
Bill điện tử có dùng thay giấy được không
Bill điện tử chính là bản lưu số trên phần mềm của nhà xe. Pháp luật thừa nhận nó. Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 coi giao dịch qua thông điệp dữ liệu là giao dịch bằng văn bản.
Nhưng thực tế ngành chành xe chưa bỏ giấy được. Hàng giao tại kho, công trình, hoặc cho tài xế của khách, nên chữ ký tươi trên liên giấy vẫn là cách hai bên tin nhau nhanh nhất, chẳng ai phải cài thêm ứng dụng. Bản điện tử đóng vai lớp lưu vết thứ hai, tiện tra hành trình. Bản giấy có chữ ký trực tiếp của cả hai bên.
Lớp lưu vết này cứu bạn trong tình huống sau.
Lỡ mất bill thì làm gì
Bill thất lạc không kéo theo hàng thất lạc, và bạn không mất quyền nhận. Hãy gọi nhà xe ngay và đọc những chi tiết giúp họ tìm ra lô: họ tên, số điện thoại người gửi, ngày gửi, tuyến đi, thêm mã nếu còn ảnh. Phía kho vẫn có liên lưu và dữ liệu trên máy để so. Người nhận chỉ cần chứng minh đúng là mình, rồi nhận hàng bình thường.
Cho nên mới có lời khuyên chụp ảnh bill từ đầu. Tờ giấy có thể thất lạc, còn mã và thông tin thì đã nằm trong điện thoại của bạn.
Hỏi đáp về vận đơn
Bill có thay được hóa đơn không?
Không. Bill ghi chuyện vận chuyển, còn hóa đơn phục vụ thuế. Mỗi loại một việc. Hàng chạy trên đường vẫn phải có hóa đơn hoặc phiếu xuất kho đi kèm theo quy định.
Ai cầm bill?
Mỗi bên một phần. Bạn giữ liên người gửi, nhà xe lưu một liên, người nhận ký khi lấy hàng. Cách chia này khiến lô hàng nào cũng có hai nguồn ghi chép độc lập để so sánh.
Bill viết tay có hiệu lực không?
Có, miễn nội dung đầy đủ và hai bên xác nhận. In hay viết không quyết định giá trị. Mẫu in sẵn chỉ giúp điền nhanh, khó bỏ sót ô.
Tra hành trình bằng mã ở đâu?
Mã nằm ở mặt trước bill, gần mã vạch. Quý khách đọc mã cho nhà xe hoặc gõ vào trang tra cứu của họ.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015, Điều 531: nêu cách giao kết hợp đồng vận chuyển và vai trò bằng chứng của vận đơn.
- Bộ luật Dân sự 2015, Điều 119: hình thức thông điệp dữ liệu được xem như văn bản.
- Luật Bưu chính 2010 (Luật số 49/2010/QH12): nền pháp lý cho các điều khoản in trên vận đơn.
Quý khách kiểm tra văn bản hiện hành trước khi áp dụng.
Chuẩn bị trước khi gửi
Muốn khai đúng khối lượng và số kiện trên bill, Quý khách xem kích thước thùng xe tải, rồi dùng công cụ tính cước để ước chi phí. Hàng đi Bắc Nam có trang vận tải Bắc Nam. Cần tư vấn, gọi Vận Tải Phương Vy theo số 0707 707 115.
Yêu cầu báo giá
Cần chở hàng hoặc thuê xe, Quý khách gọi chúng tôi để được tư vấn và báo giá trước khi xe chạy.